Coronapandemien har tvunget de fleste arbejdspladser til at ryste posen med praksisser. Men i stedet for kun at se de nye rammer og forventninger som udfordringer, kan ledere med fordel forsøge at se det som en mulighed for at udvikle og forbedre kulturen på arbejdspladsen og blandt medarbejderne. For selvom den hverdag, vi engang kendte, så småt er på vej tilbage, skal vi på arbejdspladsen ikke nødvendigvis tilbage til, hvad vi dengang gjorde. Det er tid til ”a new normal”.
Efter sommerferien er mange blevet færdigvaccineret. Men med spredningen af nye mutationer, og de vaner medarbejderne tilegnede sig under samfundets nedlukning, må ledere landet over stadig overveje, hvordan arbejdspladsen fremover skal indrettes. Og det er kompliceret.
For vil medarbejderne overhovedet tilbage til arbejdspladsen på fuldtid, eller foretrækker de at arbejde mere hjemmefra, end de gjorde før pandemien?
Meget tyder på at mange medarbejder har opdaget, hvor mange fordele hjemmearbejdet har for deres privatliv. Det vil ledere landet over blive konfronteret med, og derfor skal de forsøge at udarbejde en hybrid arbejdspladsmodel, der kan rumme medarbejdernes ønsker, uden det svækker samarbejdet og sammenholdet på arbejdspladsen og i sidste ende forretningen.
For det nytter ikke noget at ignorere medarbejdernes ønsker, selvom du, som leder, måske finder dem besværlige. Dermed risikerer du blot, at medarbejderne søger andre steder hen, hvor de føler sig hørt.
Den hybride arbejdsplads er kommet for at blive
Ifølge en rapport af Envoy vil 4 ud af 10 medarbejdere tage et job med lavere løn, hvis jobbet, de tilbydes, er på en arbejdsplads med en hybrid arbejdsmodel.
Næsten halvdelen af de adspurgte (47 %) svarer endda, at de formentlig vil forlade deres nuværende job, hvis deres arbejdsgiver ikke tilbyder en hybridmodel, når pandemien er ovre.
Herunder følger fem ting, du bør overveje som leder, når du/I skal organisere arbejdspladsen fremover.
1. Hver medarbejder tænker forskelligt
Først og fremmest er det vigtigt at understrege, at alle medarbejdere er forskellige og derfor har forskellige behov og ønsker. På baggrund af vores undersøgelser ser vi dog tre overordnede kategorier af holdninger til fremtidens arbejdspladsmodel blandt medarbejdere:
- Nogle medarbejdere er bekymrede eller ligefrem modvillige over for at skulle fysisk tilbage til arbejdspladsen. Ofte vil de foretrække at kunne arbejde hjemmefra på ubestemt tid.
- I den anden ende af spektret finder vi medarbejdere, som ikke orker mere hjemmearbejde.
- Endelig er der dem, der befinder sig et sted midt imellem. De medarbejdere kan se fordelene ved begge dele og ønsker en blanding af hjemmearbejde og fysisk fremmøde på arbejdspladsen. De ønsker sig en hybrid arbejdspladsmodel.
At tilbyde fleksibilitet på baggrund af individuelle behov er altid godt. Men i sidste ende skal tilbuddene balanceres med virksomhedens operationelle og arbejdspladskulturelle behov.
Det er derfor op til ledere at formulere, hvornår, hvordan og hvor ledelsen forventer, at medarbejderne arbejder. Ud fra de rammer, må ledelsen lade medarbejderne bestemme, hvad der fungerer bedst for dem.
Løsningsforslag:
Vi har set forskellige måder, hvorpå arbejdspladser har løst udfordringen med både at imødekomme medarbejdernes forskellige ønsker og sikre effektive arbejdsgange:
- For at sikre, at udvalgte medarbejdere, når det giver mening, arbejder på samme tid, har nogle arbejdspladser indført bestemte tidsrum, hvor de medarbejdere skal Udover de tidsrum har medarbejderne frihed til at planlægge deres arbejdstimer.
- Andre arbejdspladser har indført hele dage, hvor man forventer, at medarbejdere møder fysisk ind på arbejdspladsen.
De to forslag har samme formål: At sikre at medarbejderne trods stor frihed til at planlægge egne arbejdstimer har nogle overlap, hvor de arbejder samtidigt. Det tilgodeser både det professionelle samarbejde og sociale sammenhold.
2. Kommunikationen skal gå begge veje
Det er vigtigt, at I kommunikerer alle de sikkerhedsforanstaltninger, der findes på arbejdspladsen, så medarbejderne føler sig trygge. Men lige så vigtigt er det at lytte til, hvad medarbejderne siger til disse foranstaltninger.
Tre råd:
- At skabe et sikkert arbejdspladsmiljø handler om andet end mundbind og håndsprit. Det handler også om at udvise empati, interesse og samarbejdsvillighed.
- Giv medarbejderne mulighed for at udtrykke deres bekymringer og foreslå forbedringer: Gennemfør en anonym medarbejderundersøgelse for at indsamle medarbejdernes kommentarer.
- Tag imod de kommentarer og forslag medarbejderne deler. Og tal med dem om, hvordan I vil forsøge at implementere deres forslag.
3. Udnyt potentialet i de forskellige arbejdslokationer
En lang række undersøgelser viser, at medarbejdere er mindst lige så produktive, når de arbejder hjemmefra, som når de møder fysisk ind på deres arbejdsplads. Fx kan hjemmearbejde i mange tilfælde give bedre muligheder end det åbne kontor for at løse opgaver, som kræver dyb koncentration.
Omvendt fremmer fysisk fremmøde både samarbejde og sammenhold blandt medarbejderne, bl.a. fordi det giver bedre forudsætninger for spontan og uformel interaktion.
Hvis I på din arbejdsplads skal udvikle en hybrid arbejdspladsmodel, gør I derfor klogt i at overveje, hvilke former for opgaver som passer bedst til hjemmearbejde og kontoret.
Uanset hvad bør I sikre, at I har de tilstrækkelige IT-ressourcer og mødestrukturer til at opretholde et højt samarbejdsniveau, og at I fortsat afholder sociale arrangementer for at understøtte det sociale sammenhold. Også selvom mange medarbejdere arbejder hjemmefra.
4. Byg videre på de erfaringer, I allerede har gjort jer
Mange medarbejdere har under pandemien erfaret, hvilke fordele og udfordringer der følger med at arbejde hjemmefra.
Nogle har nydt godt af at slippe for pendlertiden og i stedet få mere tid til familie eller venner, andre har nydt at kunne løbe en tur midt på dagen. Generelt har mange oplevet, at hjemmearbejdet giver bedre muligheder for at tilrette sin tid i hverdagen, end når man skal møde fysisk ind på sin arbejdsplads. Omvendt har nogle haft svært ved at slukke computeren og holde fri, når de så burde, fordi hjemmet nu også var en arbejdsplads.
Selvom de forskellige reaktioner har meget at gøre med personlige vaner, kan du – som leder – dog stadig forsøge at præge medarbejderne og opfordre dem til at reflektere over deres vaner og arbejde med at ændre de dårligste.
Et godt råd:
- Du kan præge medarbejderne med gode praksisser, hvis de har svært ved at lægge arbejdet fra sig, når de arbejder hjemmefra. Indfør fx regler om ”Zoom-fri fredag”, ”ingen møder efter kl. 17” eller skemalagte pauser fra arbejdet: fx fællesfrokoster eller yoga- trænings- eller meditationssessioner.
5. Vær agile, og sørg for at få kontinuerlig feedback
Mere end noget andet har vi under pandemien lært, at det meste kan ændre sig fra dag til dag.
Som leder gør du dig derfor klogt i at lave fleksible planer og hele tiden være opmærksom på, hvad medarbejderne oplever og føler.
Hver medarbejder har sin individuelle oplevelse og holdning af situationen, og som leder må du forsøge at forstå den enkelte.
Gør dig tilgængelig, og giv medarbejderne mulighed for at udtrykke sig regelmæssigt; mundtligt og skriftligt, i grupper og individuelt. Fx er det en god idé at gennemføre regelmæssige pulsmålinger.
Har du eller din arbejdsplads brug for hjælp til udviklingen af nutidens og fremtidens arbejdsplads? Lad os kontakte dig.
Artiklen er baseret på følgende artikel: Hybrid Working: 5 Key Considerations for Your Return to the Office (greatplacetowork.co.uk)
